طی بخشنامه ای از سوی دكتر تویسركانی معاون قوه قضائیه و رئیس سازمان ثبت اسناد واملاك كشور، سپردن هرگونه اوراق و مدارك ثبتی از قبیل پرونده های ثبت ملك، دفاتر املاك، پرونده های اسناد، اجرا، ثبت مالكیت معنوی، ثبت شركتها و سایر پرونده های ثبتی به مراجعین و متقاضیان ثبتی جهت جابجایی ممنوع و نقل و انتقال پرونده ها، اوراق، دفاتر و مدارك ثبتی و اداری باید صرفا توسط پرسنل ادارات صورت گیرد. به گزارش اداره كل روابط عمومی سازمان ثبت اسناد واملاك كشور، متن بخشنامه صادره از سوی دكتر تویسركانی بدین شرح است . از تاریخ ابلاغ این بخشنامه، كلیه ادارات كل و دفاتر ستادی، ادارات كل ثبت استانی و واحدهای ثبتی موظفند نسبت به ساماندهی بایگانی ها و اتیكت دار نمودن پزونده های ثبتی اقدام نموده تا امكان شناسایی سریع پرونده ها فراهم باشد. ضمنا از سپردن هرگونه اوراق و مدارك ثبتی از قبیل پرونده های ثبت ملك، دفاتر املاك، پرونده های اسناد، اجرا، ثبت مالكیت معنوی، ثبت شركتها و... به مراجعین و متقاضیان خدمات ثبتی جهت جابجایی اكیدا خودداری نموده و نقل و انتقال پرونده ها، اوراق، دفاتر و مدارك ثبتی صرفا توسط پرسنل ادارات صورت پذیرد. مسئولیت نظارت بر حسن اجرای مفاد این بخشنامه بر عهده مدیران كل و روسای واحدهای ثبتی، دفتر بازرسی و پاسخگویی به شكایات و حفاظت و اطلاعات سازمان خواهد بود. بدیهی است با متخلفین برابر قوانین و مقررات، برخورد قانونی خواهد شد ».

مطابق كد747مجموعه بخشنامه هاي ثبتي« دفاتر بايستي دركليه اوراق واسنادمورد عمل دفترخانه كدملي وكدپستي ملك ومالك را قيدنمايند» بديهي است كه عدم رعايت كدمذكور تخلف محسوب شده وبا متخلف برخورد انتظامي شديدخواهدشدوبا عنايت به استقرار سامانه جامع املاك درادارات ثبت، دفاتر اسنادرسمي آدرس دقيق ملك را درخلاصه معاملات واسنادارسالي به ادارات ثبت قيدنمايد